El departamento de administración existe entre otras cosas para hacer y traer la mayor cantidad de dinero en el menor tiempo posible y para lograr esto se requiere de un proceso de facturación y cobranza eficiente. El proceso de facturación que recomendamos incluye cinco pasos: 1. Elaboración, 2. Etiquetado, 3. Empaquetado y envío físico, 4. Envío de factura digital vía email, 5. Envío de estado de cuenta digital vía email.
1. Elaboración
Nos referimos a la elaboración de las facturas en el sistema, recordemos que el proceso de facturación con el Sistema Integral es automático, se requiere de un par de click para elaborar una factura, no necesita el teclado. El Sistema Integral permite elaborar hasta 800 facturas diarias con un solo punto de venta.
2. Etiquetado
Nos referimos a la impresión de los datos de envío del cliente en una etiqueta, esta etiqueta es la que se pega en el sobre que contiene la factura, no es necesaria una etiqueta como tal, puede imprimir los datos directamente en el sobre. La etiqueta tiene importancia cuando envía la factura mediante servicios como MRW y/o ZOOM entre otros, lo cual facilita la elaboración de las guías y asegura la entrega de la factura en la dirección que usted desea. El sistema Integral permite generar la etiqueta con un solo click.
3. Empaquetado y envío físico
Nos referimos al proceso de meter las facturas en los sobres que serán enviados mediante servicios de mensajería como MRW, ZOOM, etc., también incluye la organización de las facturas que serán enviadas con el motorizado. Recomendamos que los envíos se hagan en lote, no por pedazo, es decir, prepare el lote de facturas y envíe todo una sola vez.
4. Envío de factura digital vía email
Nos referimos al envío de todas las facturas vía email. Esta estrategia facilita la gestión de cobranza y te vende como una empresa organizada internamente. No necesitas imprimir la factura y escanearla para luego enviarla al cliente porque el Sistema Integral permite enviar la factura digital con un solo click.
5. Envío de estado de cuenta digital vía email
Nos referimos a enviar a cada cliente el estado de cuenta al presente. Esta estrategia adelanta el trabajo al departamento de cobranza, actuando como un recordatorio de compromiso de pago al cliente, recordemos que muchos clientes cargan la factura de servicio en sus sistemas internos cuando el proveedor les cobra, entonces, esta técnica los acusa y los obliga a cargar la factura de servicio para que entre en planificación de pago. El sistema Integral permite enviar el estado de cuenta con un solo click.
Donde está la optimización?
Haciendo uso del sistema Integral usted optimiza el proceso de facturación de su negocio, estamos hablando de llevar la facturación de quince o veinte días a dos o tres días como máximo, estas son métricas pensadas para un proceso de entre 700 y 800 facturas por ciclo, adicionalmente estamos eliminando factores que debilitan la estructura operativa interna, porque cuando usted dice que su personal tiene que digitalizar 7oo facturas con un scanner y enviarla al cliente, está diciendo que existe la posibilidad de errores y omisiones en los envíos, producto del cansancio, adicionalmente dice que su personal se está dedicado a labores de carpintería en lugar de dedicarse a labores de calidad de procesos, la carpintería debe ser atacada con automatización.